Kort om TRE-FOR
TRE-FOR er et af landets største og mest effektive forsyningsselskaber. Selskabet er den vigtigste leverandør af elektricitet, vand og fjernvarme i Trekantområdet, og sørger desuden for kabel-tv i Fredericia og bygas i Kolding. TRE-FOR er resulatet af en fusion mellem de kommunale forsyningsselskaber i Vejle, Fredericia og Middelfart, samt Kolding Områdets Energiselskab (KOE) og har i dag ca. 270 ansatte.
| DOCS Open var det bedste valg Virksomheden besluttede allerede i 1998 at sætte den elektroniske arkivering i system. Sekretariatsmedarbejder Tina Nielsen fortæller: "Vi så på flere forskellige løsninger og var også ude ved en anden virksomhed og se deres DOCS Open installation inden vi besluttede os for at vælge DOCS Open." Indførelsen af elektronisk dokumenthåndtering betød også, at en række interne arbejdsgange blev ændret. "Da vi implementerede systemet, besluttede vi samtidig at gå over til at scanne al indgående post og gemme det elektronisk." fortæller IT-medarbejder Edvin Steiness. |
 Tina Nielsen |
"Lige i starten, var det en kæmpe omvæltning for mange af brugerne, og en del af dem skulle lige vænne sig til at bruge PC'en meget mere end de gjorde på daværende tidspunkt. I dag har vi ca 60.000 dokumenter i systemet, og i gennemsnit scannes der 25 nye dokumenter ind hver dag." Siger Edvin Steiness.
DOCS Open er bygget op omkring et såkaldt profilkort, som indeholder alle relevante oplysninger om dokumentet, som f.eks. dokumentnavn, forfatter, dokumenttype, sag, sagsbehandler og kunde. Informationerne på profilkortet danner grundlag for de søgninger, der kan foretages i systemet, og søgeresultaterne vil derfor være afhængige af, at profilkortet er omhyggeligt udfyldt.
| Information kan altid genfindes Første fase i workflowet er scanningen af dagens post, som varetages af Sekretariatet. "Når vi scanner posten ind, udfylder vi samtidig DOCS Open profilkortet med den ansvarlige sagsbehandler, som hos os altid er afdelingslederen. Systemet er sat sådan op, at der automatisk sendes en mail til vedkommende om at der er post. Det er så op til ham eller hende at videresende posten til rette modtager," fortæller sekretariatsmedarbejder Lis Abild. "Det er en stor fordel at alt er registreret i systemet. Hvis vi f.eks. har en i telefonen der siger, at han har sendt os et brev, kan vi lynhurtigt slå det op og se, hvem der er sagsbehandler og dirigere opkaldet videre." |
 Lis Abild |
Sekretariatet håndterer også udgående post, som bl.a. sendes over til korrektur. Det er Sekretariatets ansvar at udfylde profilkortet, så organisationen på den måde sikrer at også den udgående post kan genfindes. "Det gælder stadigvæk at jo mere omhyggeligt profilkortet udfyldes, desto nemmere er det at genfinde et dokument. Og det er jo først og fremmest et spørgsmål om rutine - for mig ligger det nærmest i fingrene, når jeg udfylder profilen," siger Lis Abild. "Ja, vi har jo også indeksering, så vi kan søge på alt, også indholdet af dokumenterne" supplerer Edvin Steiness.
Det er ikke kun den scannede post, men også den elektroniske post, der kan gemmes og genfindes i DOCS Open. Der er lavet en integration til mailsystemet, så e-mails kan gemmes i DOCS Open, ligesom de kan sendes fra systemet.
| Informationsstrømmen er vendt TRE-FOR anvender også DOCS Open som en form for intranet, og har oprettet en række mapper med information om f.eks. kvalitetssikring, personaleregler og personaleforening. Der er desuden mulighed for at de enkelte brugere selv kan oprette mapper og lægge information ind. Samtidig er det besluttet at "vende" informationsstrømmen, så medarbejderne selv skal gå ind i systemet og aktivt søge den relevante information. "Nogle af servicevognene er blevet udstyret med PC, så alle vores montører også har mulighed for at komme på systemet," fortæller Edvin Steiness. "De bruger det fortrinsvis som en digital opslagstavle, så de kan holde sig orienteret." |
 Edvin Steiness |
Brugerne er blevet overbevist
"Vi har i alt ca. 220 brugere fordelt på tre lokationer samt servicevognene, og heraf bruger ca. de 100 det intensivt. Som med alle andre systemer har vi haft en gruppe brugere, som ikke var særligt begejstrede for at skulle anvende et nyt system, men det er jo et spørgsmål om at få solgt idéen på den rigtige måde, og om at folk skal have lidt rutine i at bruge det," fortæller Tina Nielsen. "Der har naturligvis været afholdt brugerkurser, men det er jo først når du sidder med det i det daglige at du rigtig lærer det at kende. For mit eget vedkommende som administrator vil jeg sige at det er rimeligt let at gå til, både med hensyn til at oprette nye brugere i DOCS Open og når det gælder vedligeholdelsen."
"Jeg synes det har været sjovt at opleve, hvordan de brugere, der i starten var meget uvillige til at anvende systemet hen ad vejen opdager, at det faktisk er ret godt, fordi de altid kan genfinde tingene i DOCS Open," supplerer Lis Abild.
Mere effektive arbejdsgange
"DOCS Open har givet os en hurtigere arbejdsgang for posten internt i huset", fortæller Tina Nielsen. "Før i tiden kunne posten godt ligge på et bord uden rigtig at komme videre, men nu kommer den hurtigere frem til modtageren, og den kan altid genfindes. Det er netop en af fordelene ved DOCS Open - der er ingen post der forsvinder." Edvin Steiness fortsætter: "Vi har også mulighed for at følge op på, om posten bliver behandlet. Vi kan simpelthen trække lister ud over alle dokumenter, der ikke er blevet sagsbehandlet. I nogle tilfælde viser det sig så, at de faktisk er behandlet, men at folk har glemt at registrere det i systemet. I de tilfælde må vi så lave lidt ekstra "brugerundervisning" for at få folk til at udfylde profilkortet med den relevante information."
Samarbejdet med MIRANDA Partners har levet op til forventningerne
"Vores samarbejde med MIRANDA er startet med DOCS Open og har så udviklet sig til også at omfatte andre områder af vores IT-systemer. Så vi har da bestemt været tilfredse med deres kompetencer - ellers ville vi heller ikke have holdt fast i dem som samarbejdspartner," slutter Edvin Steiness.
Læs mere om TRE-FOR på www.tre-for.dk
