Nyt system? Her er et par gode råd til optimering af brugeroplevelsen

24-04-2013

Nyt system? Her er et par gode råd til optimering af brugeroplevelsen
Ledelsen jubler over et nyt og efter sigende mere smart system. Medarbejdernes begejstring kan til gengæld ligge på et meget lille sted. Faktisk ønsker de det hen, hvor peberet gror og undgår at bruge det. Problemstillingen er kendt i de fleste organisationer, men hvad pokker gør man for at få kollegaerne til at se en mening med galskaben og få udbytte af systemet?

”Jeg kan ikke finde det”, ”Det tager for lang tid”, ”Jeg får alt for mange søgeresultater”. Disse kommentarer er typiske reaktioner fra frustrerede brugere efter implementeringen af et nyt system. Frustrationer opstår ofte i forbindelse med forandringer og kan resultere i en manglende følelse af ejerskab og udbytte. Og det er jo ikke ligefrem meningen.

 

Nyt_system_top

Lyt og lær
Målet er at finde ud af, hvordan brugerne arbejder med systemet. Eller måske endnu vigtigere. At lytte til hvordan de gerne ville arbejde med systemet. At gå i dialog med medarbejderne tager måske lidt længere tid, men det er helt sikkert investeringen værd.

Hvordan skal det så lige gribes an?
Hos MIRANDA Partners har vi haft stor succes med at interviewe en samling af brugere. Forsøg at få svar på:

  • Hvad kan de lide ved det nuværende system?
  • Hvad vil de gerne forandre ved det nuværende system?
  • Hvad har de brug for, som ikke eksisterer på nuværende tidspunkt?

Gør det simpelt
En god tommelfingerregel er at sigte efter at løse de problemer, som størstedelen har. Desuden er det vigtigt at simplificere. Dvs. gør systemet så brugervenligt som muligt. Det skal være let at gå til og navigere i, så det ikke er nødvendigt konstant at konsultere en brugervejledning eller andre kollegaer.

Lav interne kampagner og techexpo
Når systemet nu engang er blevet implementeret, skal det helst også udnyttes. Udbred kendskabet internt i organisationen om, hvad der er muligt. Det kan gøres på forskellige måder:

  • Lav en kampagne, hvor du fx via emails, intranettet og bannere fortæller medarbejderne, hvad de har til rådighed og hvad de kan bruge systemet til
  • Sæt fokus på organisationens systemer ved at afholde en techexpo med små stande, diskussionsborde, mad og drikke samt præmiering osv.

Initiativerne skal lokke kollegaerne ud af kontorerne og give dem diskussionsstof til frokostpausen. Målet er at give brugerne en fornyet tro på, at systemet kan hjælpe dem i deres daglige arbejde og at få dem til at føle ejerskab.

Står du i en lignende situation og har brug for hjælp til at involvere kollegaerne?

Kontakt os på tlf. 2265 0502, og hør mere om, hvad vi kan tilbyde.

Nyhedsarkiv

  • SmartSearch Manager for eDOCS DM - Launch 1. April

    Læs nyhed
  • Yderst positiv kreditvurdering igen i 2015

    Læs nyhed
  • OpenText Innovation Tour Nordic 2015

    Læs nyhed
  • Fra gordisk knude til optimeret samarbejde

    Læs nyhed
  • Nyt system? Her er et par gode råd til optimering af brugeroplevelsen

    Læs nyhed
  • Lancering af nyt synkroniseringsværktøj til eDOCS DM

    Læs nyhed