Nem synkronisering og ensartet struktur i eDOCS DM med DM Sync Manager.

Oprettelse og vedligeholdelse af brugere i eDOCS DM er en tidskrævende opgave. Med DM Sync Manager kan du holde styr på selv tusindvis af brugeres informationer og grupper i virksomheden. De findes allerede i Windows Active Directory (MS AD) og det udnytter DM Sync Manager. Der synkroniseres automatisk og alt styres fra ét sted. Det minimerer risikoen for fejl og sikkerhedsproblemer, forenkler oprettelsesprocessen og sparer tid.

DM Sync Manager MIRANDA Partners

  • Opret brugere i eDOCS DM direkte fra MS AD
  • Styr brugernes eDOCS DM gruppemedlemsskaber fra MS AD
  • Primærgrupper i eDOCS DM tildeles automatisk
  • Brugere der fjernes eller låses i MS AD deaktiveres eller låses også i eDOCS DM
  • Administrer brugeroplysninger som navn, adresse, e-mail, afdeling mm. i MS AD og få det automatisk vedligeholdt i eDOCS DM

Du opnår en række fordele:

  • Brugere administreres kun ét sted
  • Konsistens i oprettelsen og vedligeholdelsen af brugere
  • Mindre risiko for sikkerhedsproblemer
  • Bedre kontrol af adgang til dokumenter
  • Forenkling af arbejdsgang og dermed stor tidsbesparelse

 

Med DM Synch Manager’s nye brugergrænseflade er det nemt at definere hvilke grupper i MS AD, der synkroniseres til grupper i eDOCS DM og hvilke brugerinformationer, der kommer med over.

Efter den indledende konfiguration kører DM Synch Manager i konfigurerbare intervaller og synkroniserer fra MS AD til eDOCS DM. Fremadrettet kan du styre al oprettelse af eDOCS DM brugere og kontrollere deres medlemsskaber via MS AD.

  DM Synch

Du kan følge de 9 trin i opsætningsguiden her:

Trin 1 Introduktion til DM Sync Manager

Med DM Sync Manager kan du nemt oprette forbindelse fra Windows Active Directory til de eDOCS DM grupper, som du ønsker at synkronisere.

Trin 1 welcome

Udover gruppesynkronisering fastsætter DM Sync Manager også dine eDOCS DM brugeres primærgruppe ud fra
den prioriteringsliste, som du sætter. DM Sync Manager giver dig desuden mulighed for at vælge, hvilke
brugerinformationer du vil have synkroniseret fra Windows AD. 

Som en ekstra funktion kan DM Sync Manager via Windows AD styre dine eDOCS DM brugeres status. Dvs. om 
de er henholdsvis aktive eller inaktive.

Trin 2 konfiguration af forbindelsen

Første gang du anvender DM Sync Manager, skal du igennem en opsætningsprocedure til en eDOCS DM SQL database.

Trin 2 connection

Det er grundlaget for, at eDOCS DM kan synkroniseres med Windows AD.

Klik på "Change server".

Se trin 3.

Trin 3 opsæt forbindelse til SQL server

Skab forbindelse til den SQL database som eDOCS DM systemet anvender.

Trin 3 connection properties

Start med at vælge den data source, som din eDOCS DM SQL server anvender. Vælg derefter eDOCS DM SQL serveren. Angiv et brugernavn og password. Det er vigtigt, at den valgte brugerkonto har rettighed til både at læse og skrive i eDOCS DM tabellerne.

Vælg eDOCS DM databasen. Test forbindelsen ved at klikke på "Test Connection". 

Klik "OK" for at gemme og afslutte.

Trin 4 generelle indstillinger

I de generelle indstillinger specificerer du, hvilke funktioner du vil give DM Sync Manager.

Trin 4 synchronization settings

I dette eksempel er alle brugerfunktioner aktiverede. Funktionen "Disable requirement of DOCS SUPERVISOR group Sync" er ikke akriveret. Dette er MIRANDA Partners' anbefalede setup, som gør at eDOCS DM brugere og grupper er fuldstændigt styrede af AD.

DM Sync Interval
Her specificerer du, hvor ofte synkroniseringsprocessen skal køre.

Create Users 
Vælger du "create users" kan du sætte DM Sync Manager til at oprette nye brugere i din "eDOCS DM people table" bestemt af deres AD medlemsskab.

Modify Users
Denne funktion gør DM Sync Manager i stand til at ændre eksisterende brugere i eDOCS DM bestemt af AD medlemsskab.

Disable Any User
Hvis en eDOCS DM brugers Windows AD konto er inaktiv, kan DM Sync Manager gøre den enkelte eDOCS DM
bruger inaktiv og aktivere dem igen.

Disable DOCS USERS Non-Members 
DM Sync Manager kan gøre alle eDOCS DM brugere, som ikke er medlem af gruppen DOCS USERS i Windows
AD, inaktive.

Prevent Users To Log Into eDOCS DM
DM Sync Manager låse en eDOCS DM brugers konto, hvis brugerens Windows AD konto er låst pga.
forkert indtastning af password etc.

Disable requirement of DOCS Supervisor Group Sync
I DM Sync Manager er det påkrævet at DOCS Supervisor gruppen er koblet til en AD bruger. Dette krav kan deaktiveres.

Trin 5 gruppesynkronisering

Her vælger du hvilke grupper i eDOCS DM, der skal synkroniseres med Windows Active Directory. 

Trin 5 group synchronization

Alle grupper skal være oprettet i eDOCS DM og MS AD før du starter DM Sync Manager. Opsætningsguiden indlæser de eDOCS DM grupper, der har et "gruppe alias" (forbundet med en MS AD gruppe) og indlæser dem i opsætnigen.

DM Sync Manager understøtter synkronisering af de grupper, der allerede er oprettet i eDOCS DM. Du opretter
og konfigurerer eDOCS DM grupperne ved hjælp af eDOCS DM Library Maintenance.

DM Sync Manager har en "create auto mapping" funktion, der vil prøve at finde de AD grupper med det samme navn som eDOCS DM grupperne, som ikke allerede har et gruppe alias. Hvis søgningen identificerer grupper med samme navn, vil de blive tilføjet til listen.

For at koble to grupper vælg eDOCS DM gruppen og derefter MS AD gruppen fra listen og tryk på "Add mapping".

Grupperne, som du har valgt at synkronisere, fremkommer tabellen. Marker de grupper, der senere i konfigurationsprocessen skal fungere som primærgrupper. Disse grupper bruges til at fastsætte den enkelte brugers primærgruppe.

Du vælger en gruppe fra listen og klikker på knappen "Select as primary group".

Hvis du fortryder et synkroniseringsvalg, markerer du blot rækken og klikker på "Remove".

Trin 6 prioritering af primærgruppe

Værktøjet bestemmer de enkelte brugeres primærgruppe. Det sker ud fra en prioriteringsliste, du som administrator konfigurerer.

Trin 6 primary group priority

Rækkefølgen i prioritetslisten bestemmer, hvilken af brugerens grupper, der bliver valgt som primærgruppe.
Dvs. hvis bruger A er medlem af alle seks grupper, som eksemplet viser, så vil bruger A’s primærgruppe blive sat til DOCS_SUPERVISORS, da den er placeret øverst på listen.

Rækkefølgen styres ved hjælp af pilene til venstre, der viser op og ned. Som administrator bestemmer du selv
rækkefølgen af prioritetslisten.

DOCS_SUPERVISORS er konfigureret til altid at have den højeste prioritet og DOCS_USERS til altid at have
den laveste prioritet blandt primærgrupperne.

Trin 7 individuel primærgruppe

Med manual opsætning kan du ændre den primære gruppe for brugere, der skal have særlige rettigheder som fx administratorer, eller primærgrupper, der ikke er styret af DM Sync Manager.

Trin 7 single user synchronization

Windows AD Group
For at gøre det nemt at finde den enkelte brugere, starter du med at vælge en gruppe, som du ved, brugeren er
medlem af. Systemet henter nu de brugere, som er medlemmer af gruppen.

Windows AD User
Vælg brugeren fra dropdown-listen.

eDOCS DM Primary Group
Til sidst vælger du den eDOCS DM gruppe, som skal være brugerens primærgruppe, og klikker på "Set as Primary Group".

Trin 8 synkronisering af brugerattributter

Værktøjet synkroniserer den enkelte brugers informationer fra Windows Active Directory over i eDOCS DM. Du vælger selv hvilke brugerinformationer, du vil synkronisere.

Trin 8 user attribute mapping

Formatfelt
Det er muligt at knytte en eDOCS DM brugerinformation til en eller flere Windows AD brugerinformationer.

Skærmbilledet viser eksempelvis, at "Full Name" i eDOCS DM består af to brugerinformationer hentet fra 
Windows AD nemlig fornavn dvs. "given name" og "sn", der står for efternavn. 

Når der i formatfeltet er angivet to tal som fx {0} og {1} er det et udtryk for, at to brugerinformationer fra Windows
AD synkroniseres til én i eDOCS DM.

Tilføj en brugerinformation ved at klikke på "Add mapping".

Se næste side.

Trin 9 gennemse og bekræft

Konfigurationen er nu gennemført og du ser en oversigt af de valgte indstillinger. Klik på "Commit and Run Sync" knappen for at aktivere indstillingerne.

Trin 9 review and commit

Afslut konfigurationen ved at klikke på "Commit and Run Sync".

DM Sync Manager vil nu skifte til dashboard og du har nu en fuldt fungerende imellem eDOCS DM og Windows AD ud fra den opsætning, du har lavet.

Trin 9 dashboard

Alle konfigurationssider, opsætninger og logfilen er nu tilgængelig.