Digital aflevering til Rigsarkivet

Hjælp til digital aflevering

Slip for bekymring om deadlines og fejltyper

I Danmark bestemmer Arkivloven, at offentlige myndigheder har pligt til at lave digitale afleveringer til Rigsarkivet med jævne mellemrum. Rigsarkivets opgave er at sikre dokumentationen af Danmarks historie både fysisk og digitalt, før teknologier forældes.

En digital aflevering kan bestå af data fra Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringssystemer (ESDH)- eller fagsystemer. Dokumenter og metadata skal trækkes ud, pakkes og afleveres efter nøje bestemmelser i specifikke fremtidssikrede formater. Opgaven kræver indsigt i både IT, jura, konvertering, migrering, samt at kunne følge bestemmelser og cirkulærer fra Rigsarkivet. En tidskrævende og detaljereorienteret opgave. Ofte er der filformater i myndighedens systemer, som ikke understøttes i afleveringen. Derfor kan det ende med at give problemer, så afleveringen i værste fald ikke godkendes og man må finde tid til at starte forfra på indsamling- og udtræk af data.

Men I behøver ikke involveres mere i afleveringsprocessen, end I selv ønsker, for vi tilbyder håndtering af den fra start til slut. Lige fra opstartsmødet med Rigsarkivet og frem til afleveringen er godkendt. Data behøver ikke forlade jeres systemer, mens udtrækket foregår, da vi arbejder gennem sikre fjernforbindelser i fællesskab med jeres IT-ansvarlige. Vi har mange års erfaring med håndtering af ESDH- og faginformation for offentlige virksomheder, og derfor tør vi godt garantere, at data bliver indsamlet korrekt og afleveret til tiden.

Vi har systemer, der kan håndtere alle slags filformater, og vi har klare procedurer for fejlhåndtering undervejs - netop for at det hele ikke skal forsinkes og føje unødig stress til. Vi holder jer selvfølgelig grundigt informeret om fremskridt og udfordringer gennem hele processen. 

Vi er med på Rigsarkivets liste over godkendte leverandører, så overlad trygt opgaven til os, når system og data skal forberedes til at udføre udtræk.
Kontakt os om aflevering til Rigsarkivet

Sådan forløber en digital afleveringsproces

Vi arbejder efter den internationalt anerkendte projektstyringsmetode PRINCE2 i fem faser. Her er en oversigt over forløbet.

1. INITIALISERINGSFASEN. Afleveringsbestemmelsen udarbejdes af Rigsarkivet efter et eller flere møder med virksomheden/leverandørens projektleder. Arkivversion indlæses i renderingsmiljø og Projektinitialiseringdokument (PID) udarbejdes. Arkiv analyseres i renderingsmiljø for test af opsætning. Metadata udarbejdes, analyseres og testes for SA-kompatibilitet.

2. INFORMATIONSINDSAMLING og opbygning af arkivmiljø. Arkivdatabase analyseres og valideres for om data er komplette. Fejlprognose beregnes.

3. ARKIVOPBYGNING. XML-filer dannes og kontekstdokumentation redigeres. Sagsakter trækkes fra arkivsystem og konverteres til TIFF. Fejlkonverteringer rettes eller tilføjes problemliste. ADA totaltest repeteres til resultat er tilfredsstillende.

4. AFLEVERING OG OPFØLGNING. Indsamlede data pakkes efter aftalte og angivne retningslinjer. Vi sikrer korrekt levering via vores afleveringssystem. Systemet kan installeres i kundens netværk, hvorefter et ministerium kan dække alle koncernens afleveringer. Arkiv overføres til transportabelt medie. Afleveringspakken gennemgår da kontrol hos Statens Arkiver. Vi håndterer retursvar, og eventuelle krav til ændringer i afleveringen tilføjes. Pakken godkendes og processen er fuldført.

5. EVALUERING. Projektresume, erfaringsudveksling, evaluering af samarbejdsmodel, eventuel implementering af forbedringer.

Fejlhåndtering i digital aflevering til Statens Arkiver - MIRANDA Partners

Ingen forsinkelse - vi håndterer enhver fejltype

Dokumenter i ESDH-systemer er som regel fejlregulerede og den forventede fejlmargin på selve den rendering, vi foretager, er meget lav. Så lav, at vi regner i promiller, ikke engang i procenter. Antallet af menneskeskabte fejl i de dokumenter, vi skal trække data fra, er selvfølgelig ukendt, og der gennemføres altid analyse til vurdering af antal fejl. Desuden laves løbende fejloversigter opgjort i tre kategorier:

- Fejl der kan løses direkte
- Dokumenter der skal genskabes
- Fejl som ikke kan løses

Fejl der kan afhjælpes automatisk, vil ikke belaste kunden. Kun fejlbehæftede filer, der skal vurderes, skal kunden tage stilling til. Der forventes kun tilbageløb på de fejltyper, der kræver håndtering af kunden.

Af fejltyper kan nævnes: Containerfiler, indlejrede MSG-filer, blanke sider i filer, manglende filer, tomme filer, korrupte filer, passwordbeskyttede filer, MS Excel-filer med skjulte elementer, hvor en bruger har skjult rækker eller kolonner i regneark, eller fx MS Access-databasefiler.

Vi har løsninger til at håndtere af alle disse fejltyper, så de ikke kommer til at forsinke afleveringsprocessen.

Book et møde om digital aflevering

Kontakt os om aflevering til Rigsarkivet

Kontakt os gerne for beskrivelse af referencer og hør, hvordan vi kan gøre den digitale aflevering lettere for dig og dine kolleger.

Hvis du ønsker det kan du downloade vores produktblad om digitale afleveringer her.

Du er velkommen til at ringe på 7020 3525 eller skrive til os på vores kontaktformular. Vi står klar til at hjælpe dig!

Book et møde om digital aflevering

Kontakt os om ESDH og digitale afleveringer