Bliv klar til GDPR med OpenText™ File Intelligence

6

OpenText™ File Intelligence har en 3-trins fremgangsmåde, der giver adgang til overblik, indblik til kategorisering og handlingskraft gennem automatisering.

Sådan får du dataoverblik
Skræddersyede søgekriterier sættes op i programmet, og første skridt i processen er en metadataindeksering, der giver overordnet indsigt om fx dokumentnavne, forfatter, dato for redigering, hvor gammelt dokumentet er m.m.
Næste skridt er en fuld tekstindeksering, der gennemsøger teksten inde i selve filerne og kaster lys over detaljerne. Filindhold kan identificeres overalt på organisationens IT-systemer. OpenText™ File Intelligence er let at bruge, og du hjælpes til at kunne ajourføre kilder, der ikke hidtil har været under administration (såsom fildelinger, e-mails osv.)

Eksempel
Det er almindeligt, at en virksomhed har forskellige fildrev. Nogle personlige drev og nogle fælles på eks. en Microsoft filserver. Virksomheden har selvfølgelig også et e-mailsystem (fx MS Outlook), måske en SharePoint portal, et DMS-system og et økonomisystem. Det er på tværs af alle disse platforme, OpenText™ File Intelligence kan gå ind og indeksere data på bestemte forespørgsler. Systemer af ældre dato, der ikke som standard giver adgang til data, kan få adgang via en specialudviklet ”Connector”.

Kontakt os og hør mere om dette værktøj, der er en del af løsningen.

I andet trin opsættes kategorier og forretningsspecifik klassificering og tagging fra analysen og den dybdegående indeksering. Lav fx en klassificering, der registrerer alle steder, hvor CPR-numre er noteret, eller hvor data vedrørende lønforhandlinger, kundekontrakter, sygefravær eller andre personlige forhold står registreret. Styringsklassifikationer kan standardiseres på tværs af forskellige indholdskilder, såsom fildelinger og Sharepoint®. OpenText™ File Intelligence bruger én samlet grænseflade til al systemadministration. Det omfatter planlægning, brugeradministration og politikker for at skabe en problemfri afvikling. 

Rapporter, der visualiserer dataindsigten

Med baggrund i den grundige indeksering, kan der opsættes rapporter, som giver et hurtigt overblik og visualiserer dataindsigten. Rapportering og oversigt over hændelser og fund af kriterier kan anvendes til at tage nødvendige beslutninger om tilretning af mønstre eller direkte handling.

Eksempel 

Individuelle regler kan opsættes for fx ansøgninger, personaleoplysninger, sygdomsoplysninger og disciplinærsager. Reglerne opsættes i overensstemmelse med, hvad den enkelte HR medarbejder eller andre må have adgang til af oplysninger i systemerne. Disse kan således ikke tilgå dokumenter med klassificeret personfølsomt indhold, hvis der er opsat restriktioner for disse. 

OpenText™ File Intelligence har sørget for overblik over fortrolige data, og giver dig nu mulighed for at sikre kritisk og værdifuldt indhold, så GDPR-kravene kan overholdes. Du kan hurtigt reagere på relevante poster og filer, der er identificeret. Fx kopiering af filer til overførsel eller flytning af klassificeret indhold til andre sikre steder. Handlingen kan også være at slette sikkert og forsvarligt indhold, der ikke er tilpasset virksomhedens politik, eller som ikke længere har nogen forretningsværdi.

Eksempel
En chef skriver en skriftlig advarsel til en medarbejder, og skrivelsen indeholder oplysninger som årsag, konsekvens mv. I trin 2 er der opsat regler for, at disciplinærsager aldrig må gemmes på et åbent fildrev. Skulle chefen ved en fejl gemme dokumentet på et åbent drev alligevel, fjerner systemet det automatisk og lægger det over på et lukket. Desuden giver systemet involverede parter besked, så disse kan foretage de nødvendige handlinger efterfølgende.

Opsummering af dine fordele

OpenText™ File Intelligence sørger for:

• Identificering af filindhold - hvor som helst på din virksomheds netværk
• Varsler GDPR-handling baseret på type og klassificering af indhold
• Beskytter personlige oplysninger gennem automatiserede politikker
• Indekserer indhold og måler risici ved at sørge for information til at I sikrer GDPR-overholdelse
• Connectors forbinder selv ældre systemer med OpenText™ File Intelligence
• Frigiver tid ved at eliminere manuelle opgaver for administrator
• Skaber vished for at GDPR-regler bliver efterkommet